Como importar o XML da nota do fornecedor e dar entrada no estoque
Guia para revendas que compram de distribuidores e vendem por orçamento.
Quando chega uma nota de compra, o trabalho de redigitar código, descrição, quantidade e valor de cada item é lento e dá margem a erro. O arquivo XML da NF-e do fornecedor já traz tudo isso, e é a melhor fonte para alimentar o estoque e o custo dos seus produtos.
1. Peça ou baixe o XML da nota
O fornecedor envia o XML junto com o DANFE (o PDF) por e-mail, ou você baixa pela chave de acesso no portal da SEFAZ. Guarde o arquivo .xml: é ele que será importado, não o PDF.
2. Importe o XML no sistema
No Adm Revenda, você envia o XML na tela de notas de entrada. O sistema lê o fornecedor, o número da nota e a lista de itens, com código, descrição, NCM, quantidade e valor unitário. Nada precisa ser digitado.
3. Concilie cada item com o seu cadastro de produtos
O código do fornecedor quase nunca é igual ao seu. Na conciliação, você associa cada item da nota a um produto do seu cadastro (ou cria um novo). Nas próximas compras do mesmo item, a associação se repete e o trabalho diminui.
4. Alimente o estoque
Com os itens conciliados, selecione os que quer dar entrada e confirme. O estoque dos produtos é atualizado a partir da nota e o histórico da movimentação fica registrado, para você saber o que entrou, de qual nota e quando.
5. Use os itens da nota nos orçamentos
Na hora de montar um orçamento, use a opção de importar itens das notas de entrada. Os itens que ainda têm saldo aparecem para escolha, com o custo real de compra. O valor de venda e a margem passam a ser calculados sobre o custo verdadeiro, não sobre uma estimativa. Veja também o guia de orçamento com custo e margem.
Dicas para evitar problemas
- Importe a nota logo que ela chegar: o estoque fica certo e o custo, atualizado.
- Confira o NCM e as unidades na conciliação; erros aqui se repetem na nota fiscal de venda.
- Notas canceladas ou com divergência devem ser tratadas com o fornecedor antes de dar entrada.